Kỹ năng dịch

BÍ KÍP LỰA CHỌN ĐƠN VỊ DỊCH THUẬT

bi kip lua chon don vi dich thuat

Bài viết này nhằm từng bước hướng dẫn những người không chuyên về dịch thuật và chưa thể tìm được một đơn vị đủ năng lực, cách tìm kiếm dịch vụ dịch thuật phù hợp. CONVIWORK xin nêu ra một số bước đơn giản nhất có thể để giảm thiểu tối đa nguy cơ chọn phải một công ty dịch thuật thiếu tin cậy. Cách này cũng có thể áp dụng khi làm việc với cả dịch giả tự do và các loại đơn vị khác.

Trước khi bắt đầu: Hãy xác định chính xác nhu cầu của bạn

Mỗi đơn vị sẽ tập trung vào một loại chuyên môn khác nhau và do đó các mức chất lượng và dịch vụ của họ cũng sẽ khác nhau. Một số đơn vị sẽ có giá thành rẻ và nhanh chóng, nhưng khách hàng sẽ không thể đòi hỏi quá nhiều từ họ, trong khi những công ty khác lại tập trung vào phân khúc khách hàng cao cấp, có thể đảm bảo chất lượng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng ngay lập tức. Ngoài ra, các đơn vị dịch thuật khác nhau sẽ chuyên về các mảng dịch thuật và chủ đề khác nhau: không đơn vị nào có thể trở thành một giải pháp sẽ phù hợp với tất cả mọi người.

Kết luận: Hãy xác định mức độ chất lượng dịch thuật mà bạn mong đợi.

ĐÁNH GIÁ NHANH

Hãy tưởng tượng rằng bạn đã tìm thấy một vài cơ quan dịch thuật, thoạt nhìn, đáp ứng yêu cầu của bạn. Và bây giờ bạn cần chọn ra một trong số những ứng cử viên đó. Trước khi liên hệ với bất kỳ đơn vị nào, hãy tiến hành kiểm tra một số thông tin cơ bản cơ bản để tìm hiểu thêm về họ nhé.

Website

Đây có thể coi như một chiếc “thẻ chào hàng” của mọi công ty. Chúng được thiết kế để tạo ấn tượng với khách truy cập và cung cấp cho họ thông tin về các dịch vụ cung cấp. Bạn có thể biết được rất nhiều điều khi quan sát kỹ một trang web.

  • Chất lượng thiết kế. Điều này không liên quan trực tiếp đến chất lượng dịch thuật, nhưng nó cho phép bạn biết rằng liệu đơn vị này có đầu tư vào công việc kinh doanh của mình hay không. Một trang web có thiết kế chỉn chu là một dấu hiệu gián tiếp của một thương hiệu thành công hoặc, ít nhất là họ thực sự nghiêm túc để đạt được thành công đó. Một mẫu thiết kế rẻ tiền là dấu hiệu cho thấy công ty không có nguồn lực để tiến lên chuyên nghiệp hơn hoặc họ không coi trang web của mình như một kênh để thu hút khách hàng.
  • Chất lượng của văn bản. Đây là một tiêu chí quan trọng hơn nhiều, và cũng có lẽ là quan trọng nhất. Lỗi thiết kế có thể tạm bỏ qua, nhưng lỗi về ngữ pháp, dấu câu và chính tả trong các văn bản được viết bởi các chuyên gia ngôn ngữ là không thể chấp nhận được. Nếu một cơ quan không kiểm tra nổi chất lượng văn bản trên trang web của mình, có lý do nào để mong đợi một sản phẩm tốt từ họ hay không? Lỗi sai đôi khi có thể được tìm thấy trong các văn bản mô tả quy trình đảm bảo chất lượng. Cách đơn giản nhất để kiểm tra chính tả là sao chép văn bản từ trang web và dán nó vào Word. Đây là một bí kíp kiểm tra cơ bản mà các dịch giả chuyên nghiệp thường làm.
  • Lợi thế cạnh tranh. Hãy kiểm tra những lợi thế cạnh tranh mà các cơ quan làm nổi bật trên trang web của mình. Những lời hứa kiểu như “một trang dịch thuật với giá của một cốc bia” hay “chất lượng hàng đầu ở mức giá thấp nhất” là mình chứng cho thấy họ muốn thu hút khách hàng thông qua giá thấp. Khi một công ty cung cấp một mô tả chi tiết về các quy trình đảm bảo chất lượng, nhưng giá cả chỉ được cung cấp theo yêu cầu, điều này có nghĩa là họ tập trung vào cách tiếp cận cá nhân đối với các khách hàng. 
  • Tên miền, địa chỉ email. Hãy chú ý đến địa chỉ của trang web và địa chỉ email được sử dụng để trao đổi thư từ. Nếu một công ty quan tâm đến thương hiệu và hình ảnh của mình, họ sẽ không lưu trữ trang web của mình trên một nền tảng miễn phí và sử dụng một đơn vị cung cấp e-mail như Gmail để trao đổi. Ngay cả các công ty mới cũng có thể đủ khả năng để chi trả cho dịch vụ lưu trữ trả phí và một máy chủ email. Ngoài ra, các dịch vụ miễn phí được sử dụng thường xuyên hơn bởi những kẻ lừa đảo và các công ty chui: bởi họ chẳng có nhu cầu tìm kiếm sự tin tưởng của KH vào thương hiệu.
  • Công ty danh tiếng. Điều này sẽ khó kiểm tra hơn, nhưng nó có thể thực hiện được. Chẳng hạn, với sự trợ giúp của Wayback Machine, bạn có thể tìm hiểu trang web của công ty này đã tồn tại bao lâu và nó đã thay đổi như thế nào. Bạn có thể tìm kiếm khiếu nại từ khách hàng về chất lượng hoặc từ người dịch về những trường hợp không được thanh toán. Bạn chắc chắn sẽ không phí thời gian khi tìm hiểu xem một công ty có phải là thành viên của các hiệp hội chuyên nghiệp và liệu nó có tham gia vào các hội nghị chuyên nghiệp hay không. Hãy kiểm tra các trang truyền thông xã hội, đây là nơi bạn thường có thể tìm thấy nhiều thông tin thú vị đấy nhé.
  • Blog, bài viết, tin tức. Các chuyên gia thực sự không thích chia sẻ kinh nghiệm của họ hoặc giảng dạy cho các đồng nghiệp ít kinh nghiệm hơn. Nhiều cơ quan và dịch giả tự do chuyên nghiệp duy trì blog, viết bài và thuyết trình tại các hội nghị. Hãy tự mình tìm hiểu các thông tin trên trang web của công ty và đưa ra đánh giá về nó. Nếu mọi thứ đều chỉ để quảng cáo cho công ty, điều này sẽ chỉ ra rằng các tác giả không có gì khác để nói. Tuy nhiên, nếu trang web chứa nhiều thông tin hữu ích, điều này sẽ giúp khẳng định kinh nghiệm của công ty.
  • Tốc độ phản hồi. Hãy liên hệ với một cơ quan, yêu cầu báo giá cho một dịch vụ cụ thể và lưu ý thời gian. Nếu họ không trả lời bạn trong vòng 30 phút trong giờ làm việc, điều này cho thấy rằng họ đang có có vấn đề với giao tiếp. Nếu một đại lý khiến bạn phải chờ đợi ngay cả trước khi bán cho bạn một thứ gì đó, bạn nghĩ họ sẽ mất bao lâu để thực hiện công việc của mình? Ngay cả khi một đại lý đang quá tải với các dự án đang diễn ra, họ nên gửi ít nhất một phản hồi ngắn, chẳng hạn như Cảm ơn vì câu hỏi của bạn. Chúng tôi sẽ xem xét các tệp của bạn và cung cấp cho bạn câu trả lời chi tiết trong thời gian X.

Tham khảo trang chủ phần mềm dịch thuật CONVIWORK.

CÂU HỎI DÀNH CHO CÁC ĐƠN VỊ DỊCH THUẬT

Sau khi kiểm tra các vấn đề nêu trên, nếu một đơn vị đã tạo ấn tượng tích cực với bạn, hãy cố gắng xác định trình độ của họ. Dưới đây là một số câu hỏi tiêu chuẩn mà bất kỳ công ty dịch thuật chuyên nghiệp nào cũng nên trả lời trôi chảy.

Đơn vị của bạn lựa chọn dịch giả dựa trên yếu tố nào?

Câu trả lời cho câu hỏi này nên chứa nhiều hơn những cụm từ chung chung như chúng tôi làm việc với những dịch giả giỏi nhất, những dịch giả của chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm, bằng cấp học thuật và bằng cấp uy tín. Chúng ta cần một mô tả rõ ràng về các giai đoạn khác nhau trong quá trình lựa chọn, với một chỉ dẫn về tỷ lệ loại ở mỗi giai đoạn. Tỷ lệ loại càng cao, cơ quan sẽ đòi hỏi nhiều hơn ở các ứng cử viên. Ví dụ: Trước tiên, hãy chọn những người có tên bắt đầu bằng một nguyên âm bất kỳ (tỷ lệ loại 60 phần trăm), sau đó chúng tôi gọi cho họ lúc 3:00 sáng, cung cấp cho họ một dự án và xem họ trả lời nhanh đến đâu và theo ngữ điệu nào (tỷ lệ loại bỏ là 80 phần trăm), và cuối cùng, chúng tôi mời họ đến văn phòng của chúng tôi và yêu cầu họ lặp lại một cụm từ líu lưỡi năm lần liên tiếp mà không dừng lại (tỷ lệ loại bỏ là 40 phần trăm). Cuối cùng, chỉ có một người trong số 200 ứng cử viên vượt qua. Đây chỉ là một trò đùa thôi, tất nhiên rồi, nhưng kiểu câu trả lời này ít nhất sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn sơ qua về kiểu dịch giả cuối cùng sẽ làm việc trong dự án của bạn.

Nếu đơn vị dịch thuật nào có thể cung cấp câu trả lời chi tiết cho câu hỏi này bằng văn bản càng tốt. Và lý tưởng nhất, họ nên chuẩn bị trước điều này.

Các dịch giả trong công ty được đào tạo ra sao?

Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ cho bạn biết rất nhiều về việc một cơ quan dịch thuật đã chuẩn bị như thế nào để thích ứng với yêu cầu của bạn và chuyển chúng cho dịch giả của họ. Nếu một công ty có mục tiêu thiết lập sự hợp tác lâu dài với bạn, thì công ty sẽ tiến hành một cuộc phỏng vấn nội bộ sau mỗi dự án, một buổi phân tích về các lỗi đã xảy ra ở mọi giai đoạn. Điều này chủ yếu liên quan đến lỗi dịch giả: các biên tập viên nên thông báo cho họ về mọi lỗi để tránh mắc phải trong các dự án tiếp theo. Bằng cách này, chất lượng mỗi dự án sẽ càng được cải thiện về lâu dài.

Văn bản có được dịch bởi một người bản xứ không?

Một bản dịch sang bất kỳ ngôn ngữ nào cũng nên được thực hiện bởi một người bản ngữ đã nói thành thạo ngôn ngữ này từ thời thơ ấu và đã sống trong một môi trường hoàn toàn sử dụng ngôn ngữ này. Cho dù dịch giả có học ngoại ngữ giỏi đến đâu, bản dịch của họ đã có được âm thanh tự nhiên mà không người ngoại quốc nào làm được. Ngoại lệ cho trường hợp này là cực kỳ hiếm. Dịch sang tiếng Đức cần phải được thực hiện bởi một người Đức, và hơn nữa bởi một người sống ở Đức, trong khi dịch sang tiếng Anh cần phải được thực hiện bởi người Mỹ hoặc người Anh tùy thuộc vào đối tượng mục tiêu.

Tuy nhiên, mức thu nhập có thể rất khác nhau giữa các quốc gia, và do đó, các đơn vị đôi khi tiết kiệm chi phí bằng cách thuê dịch giả rẻ hơn từ chính đất nước của họ. Những người này không phải là người bản xứ hoặc có thể họ đã từng nói ngôn ngữ đó khi còn nhỏ nhưng không còn cảm nhận được sắc thái của nó kể từ khi không còn sinh sống tại  nước bản địa.

Nếu đơn vị bạn chọn được đặt tại quốc gia không nói ngôn ngữ đích, thì bạn thực sự cần phải hỏi câu hỏi này, đặc biệt nếu có sự khác biệt lớn về mức thu nhập giữa quốc gia của ngôn ngữ mục tiêu và quốc gia nơi cơ quan được đặt. Bạn phải chuẩn bị cho thực tế rằng công việc của một người bản ngữ từ một quốc gia phát triển kinh tế sẽ có chi phí cao hơn đáng kể so với dịch giả địa phương. Ví dụ, một dịch giả từ Nga sẽ đảm nhận một bản dịch sang tiếng Anh với giá thấp hơn nhiều so với một dịch giả người Anh.

Đơn vị của bạn thực hiện đảm bảo chất lượng như thế nào? Và đâu là những hình thức đảm bảo chất lượng mà đơn vị bạn  cung cấp?

Tóm lại, tiêu chí chất lượng nên được chính thức hóa và nên có các chỉ số định lượng, ví dụ, không có quá năm lỗi nhỏ hoặc một lỗi chính cho mỗi năm trang dịch thuật, với một mô tả rõ ràng về những gì được coi là lỗi và trong hoàn cảnh nào. Nếu không có tiêu chí rõ ràng, cụm từ chất lượng cao sẽ mất ý nghĩa: bởi nó có thể là bất cứ điều gì và cả hai bên có thể hiểu nó theo cách họ muốn. Kết quả là, khách hàng có thể nhận được một kết quả hoàn toàn khác với những gì họ mong đợi và đơn vị dịch thuật sẽ không thể tập trung đúng vào các tiêu chí của khách hàng.

Bất kỳ đảm bảo nào cũng đều đi kèm trách nhiệm; do đó, hợp đồng sẽ chỉ định những hành động mà đơn vị dịch thuật phải thực hiện nếu bản dịch không đạt tiêu chuẩn chất lượng chính thức. Ví dụ: thực hiện đánh giá khác, trả tiền phạt với số tiền là 30 phần trăm, v.v.

Nếu cơ quan từ chối thảo luận về các tiêu chí chất lượng hoặc trách nhiệm pháp lý về việc không tuân thủ, thì rất có thể bạn sẽ không nhận được bất kỳ sự đảm bảo nào. Các cụm từ chung như  “tất cả các bản dịch được xem xét bởi một biên tập viên có 10 năm kinh nghiệm trước khi giao hàng, nên không có gì phải lo lắng đâu” sẽ cung cấp cho bạn phần nào đó thông tin về quy trình, nhưng không phải về chất lượng.

Đơn vị của bạn sử dụng công cụ dịch thuật chuyên nghiệp nào?

Đây là một câu hỏi rất đơn giản, nhưng nó sẽ cho bạn biết đơn vị dịch thuật này tiến bộ về công nghệ như thế nào. Thực tế là các đơn vị hiện đại sử dụng một số lượng lớn các chương trình chuyên ngành để dịch thuật và đảm bảo chất lượng. Chúng không liên quan gì đến dịch máy, nhưng chúng giúp người dịch khá nhiều: chúng sẽ ghi lại mọi thứ được dịch và tự động xác định các lỗi nhỏ như dấu cách kép, số bị thiếu, v.v.

Nếu một đơn vị nào đó không thể cung cấp cho bạn một câu trả lời thẳng thắn, thì bạn rất có thể đang phải đối phó với một “chú khủng long thời tiền sử” không muốn theo kịp thời đại. Nếu một đơn vị không nói gì với bạn ngoài câu, “chúng tôi không sử dụng dịch máy”, thì rất có thể nhân viên của họ đã không đả động gì tới các công nghệ đã được sử dụng rộng rãi trong 20 năm qua. Để chắc chắn về điều này, hãy hỏi một câu hỏi sắc bén hơn: Đơn vị của bạn sử dụng công cụ dịch thuật hỗ trợ máy tính nào? Câu trả lời của họ nên đề cập đến ít nhất trong số các chương trình sau: Trados, MemQ, Wordfast, MemSource, SmartCAT, v.v … Nếu thực tế họ có đề cập đến bất kỳ một chương trình nào, thì hãy hỏi: “Chính sách giảm giá cho các lần lặp lại là gì?” Với câu hỏi này, bất kỳ đơn vị dịch thuật nào cũng sẽ ngay lập tức nhìn nhận bạn nghiêm túc hơn, trong khi những người nghiệp dư chắc chắn sẽ bị dắt mũi. Chuyên gia sẽ cung cấp cho bạn một biên bản giảm giá sơ khảo cho mỗi câu hoặc một phần của câu lặp lại trong một văn bản dịch.

Các bạn xử lý khiếu nại của khách hàng như thế nào?

Một câu trả lời kiểu “chúng tôi không nhận được khiếu nại”,là xạo ke: bất kỳ công ty nào cũng đều từng bị khiếu nại. Sự khác biệt chỉ là về số lượng có và cách họ trả lời chúng. Cấp độ của một đơn vị càng cao, phương pháp ngăn chặn khiếu nại của họ càng tốt. Ngoài ra, sẽ luôn có một quy trình phản hồi bao gồm phân tích các lý do khiếu nại và các giải pháp. Dưới đây là một ví dụ tiêu chuẩn về cách xử lý khiếu nại chất lượng kém:

1) Chất lượng của văn bản được phân tích.

2) Nếu nó đáp ứng các tiêu chuẩn đã được thỏa thuận trước đó, bản thân các tiêu chuẩn sẽ được thảo luận, ví dụ: nghiên cứu hướng dẫn sử dụng theo phong cách của từng doanh nghiệp. Nếu không, thì các giải pháp được đề xuất (chỉnh sửa bổ sung, bù một phần, v.v.).

3) Các cách ngăn chặn các tình huống tương tự trong các dự án tiếp theo sau đó sẽ được thảo luận (việc tạo ra các thuật ngữ, hướng dẫn về phong cách, đánh giá từng bước, v.v.).

Thông tin về các quy trình này sẽ cho phép bạn hiểu hơn cách công ty dịch thuật xử lý phản hồi nếu bạn không hài lòng với kết quả họ đem lại.

BẮT ĐẦU CÔNG VIỆC VÀ GIÁM SÁT

Vậy là bạn chọn được một công ty dịch thuật phù hợp và bắt đầu chỉ định một dự án. Nhưng cũng đừng quên rằng: khi mới bắt đầu hợp tác, việc theo dõi tiến trình sát sao sẽ làm mọi việc dễ dàng hơn về sau

Giao việc thành từng phần nhỏ

Khi mới bắt đầu hợp tác, tốt nhất hãy giao từng đơn việc nhỏ: điều này sẽ giúp tránh những hiểu lầm có thể xảy ra. Nếu khối lượng bài dịch lớn, 2 bên có thể thống nhất với nhau về việc giao bài theo phần. Ví dụ, các đơn vị dịch thuật cần gửi cho bạn bất kỳ hạng mục nào đã hoàn thành cứ sau ba ngày. Điều này sẽ giúp xác định các vấn đề có thể liên quan đến yếu tố khả năng hoàn thành toàn bộ dự án và đồng thời tránh lặp lại chúng trong phần còn lại, ví dụ, bằng cách thảo luận các giải pháp với đơn vị dịch thuật và trong các trường hợp đặc biệt khó khăn, bằng cách thay đổi hoàn toàn đơn vị cung ứng dịch vụ. Các đơn vị dịch thuật thường hoan nghênh cách tiếp cận này: nó vừa giúp đơn vị thích ứng tốt hơn với nhu cầu của khách hàng và ngăn chặn các khiếu nại trước.

Nhận xét từ đối thủ

Nếu không chắc chắn liệu bản thân có thể tự đánh giá chất lượng bản dịch hay không, tốt hơn là hãy tìm kiếm sự trợ giúp từ các chuyên gia, tức là, một đơn vị dịch thuật khác. Cách tiếp cận này sẽ cho phép bạn đánh giá chất lượng một cách chính xác hơn Tất nhiên, có khả năng bản dịch sẽ được đánh giá tệ hơn thực tế là do ý kiến ​​chủ quan của biên tập viên hoặc sự cạnh tranh không lành mạnh từ đơn vị hoàn thành đánh giá, nhưng điều này có thể được giải quyết thông qua việc sử dụng số liệu thống kê, ví dụ: thay đổi vai trò của các nhà bên cung cấp dịch vụ, sử dụng một số công ty để tiến hành đánh giá, giao bản dịch cho một số đại lý và yêu cầu những đơn vị khác chọn ra phiên bản tốt nhất, v.v … Hạn chế chính của phương pháp này là chi phí. Tuy nhiên, nếu đó là một dự án lớn, thì những chi phí này sẽ không đáng kể.

PHẦN KẾT LUẬN

Ngay cả khi chưa từng làm việc với một đơn vị dịch thuật nào, bạn vẫn có thể xác minh khả năng của họ bằng cách nghiên cứu trang web của đơn vị cung ứng và hỏi một số câu hỏi tiêu chuẩn như trên. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ hoàn toàn hài lòng với nhà cung cấp mà bạn chọn, nhưng bạn sẽ giảm đáng kể rủi ro bằng cách loại bỏ các ứng cử viên không đủ tiêu chuẩn. Và nếu bạn thực sự không có thời gian hay hạn hẹp về chi phí để thuê một đơn vị dịch thuật đắt đỏ bên ngoài, hãy tìm hiểu ngay Phần mềm dịch thuật trí tuệ nhân tạo CONVIWORK. Đây là giải pháp giúp bạn dịch văn bản tức thời và có kèm theo tính năng biên dịch thông minh giúp tiết kiệm lên đến 80% thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.


Về Conviwork

Conviwork là Phần mềm dịch thuật được tích hợp trí tuệ nhân tạo, giúp giảm giúp giảm 80% thời gian dịch, hỗ trợ đọc file văn bản Word, Excel, Powerpoint và PDF.

Đăng ký dùng thử tại: https://conviwork.com/
Hotline: 024 668 23 198
Địa chỉ: Tòa U-Base, số 28, ngõ 76/2, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Email liên hệ: sales@conviwork.com