Công nghệ dịch

Cách tránh “rắc rối” khi làm việc với công ty dịch thuật

Khi mua hàng hóa hoặc đặt hàng một dịch vụ, chúng ta đều hy vọng rằng họ đáp có thể đáp ứng mong đợi của mình. Nhưng bạn không phải lúc nào kết quả cũng tương đương với chi phí phải bỏ ra, trừ khi nếu bạn có thể kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi trả tiền.

Dịch vụ dịch thuật cũng không phải ngoại lệ: bạn có thể liên hệ với một công ty dịch thuật có uy tín và đưa ra đề xuất của mình, cung cấp cho họ một đơn đặt hàng lớn và sau đó phát hiện ra rằng kết quả không đạt yêu cầu. Tại sao điều này xảy ra và làm thế nào bạn có thể tự bảo vệ mình khỏi những tình huống như vậy, đặc biệt là nếu bạn đã từng ký thỏa thuận với các công ty dịch thuật và không biết cách họ làm việc ra sao?

Dưới đây là một số lời khuyên thiết thực trong việc điều phối một dự án dịch thuật. Hãy cùng theo dõi nhé.

BÀI VIẾT CỦA BẠN

Hầu hết các vấn đề nảy sinh trong quan hệ giữa các nhà cung cấp và khách hàng là do mỗi bên nhìn nhận kết quả theo những hướng khác nhau. Trong một số trường hợp, nhà cung cấp bỏ qua các hướng dẫn rõ ràng từ khách hàng; ở một vài trường hợp khác, khách hàng lại không thể làm rõ các yêu cầu của họ.

Ví dụ, một khách hàng đặt hàng đóng một chiếc tủ và trả tiền trước. Tủ được giao. Sau đó, cuộc trò chuyện sau đây diễn ra:

A: Tại sao cánh tủ lại mở sang phải, mà không phải bên trái? Và tại sao anh lại dùng màu tối? Tại sao tủ không sát trần?

B: Chị không yêu cầu cánh tủ mở sang bên nào nên tôi làm mở sang phải và chị cũng không yêu cầu bất kỳ điều gì chiều cao cả. Vì vậy, chúng tôi đã sử dụng thông số kỹ thuật tiêu chuẩn của mình và chị đã chấp thuận điều đó.

A: Tôi đã không chấp nhận bất cứ điều gì cả!

B: Đơn đặt hàng của chị đã được hoàn thành theo tài liệu này. Đây có phải chữ ký của chị không?

A: Tôi chỉ ký tên mà không đọc nó … Lúc đó tôi rất bận, và không có thời gian để xem nó. Màu sắc tủ hoàn toàn khác biệt so với tưởng tượng của tôi.

B: Nhưng chị vẫn ký cơ mà. Và chính chị đã bảo chúng tôi triển khai trước đi. Chị đã chọn màu trên màn hình vì không muốn chờ mẫu. Và chúng tôi cũng đã thông báo rằng màn hình không hiển thị màu sắc chính xác.

A: Rõ ràng là anh đã lấy tờ hợp đồng luôn. Tôi đã không biết mình đã ký gì cả.

Sau đó, những lời trách móc lẫn nhau, tranh luận về chi phí, v.v. bắt đầu. Và tất cả chỉ vì các yêu cầu không được thảo luận trước khi triển khai công việc.

Các tình huống tương tự thường phát sinh với các dịch vụ đòi hỏi cách tiếp cận sáng tạo, đặc biệt là dịch thuật. Nếu không thảo luận với nhà cung cấp bạn đang cần loại dịch thuật nào, hay không phác thảo các yêu cầu của bạn về phong cách và thuật ngữ, không nói cho họ biết văn bản dịch sẽ được sử dụng ở đâu, đối tượng mục tiêu là ai, v.v. thì cơ quan dịch thuật sẽ tuân theo các tiêu chuẩn chung của ngành. Nói cách khác, họ sẽ hiểu lầm bạn ngay từ đầu.

Nếu bạn muốn một bản dịch của một văn bản quảng cáo nhắm đến một đối tượng mục tiêu nhất định, ví dụ như trẻ em, nhưng lại không đề cập đến điều này, bạn sẽ nhận được một bản dịch rất khác. Hơn nữa, dù hoàn toàn tuân thủ tiêu chuẩn ISO 17100: 2015 nhưng bản dịch vẫn không thể đáp ứng được yêu cầu của bạn. Đáp lại những phàn nàn đó, họ sẽ nói rằng: bạn không hề đề cập tới việc văn bản dùng cho trẻ em; bạn chỉ yêu cầu chúng tôi dịch nó mà thôi. Dịch thuật là sự truyền đạt ý nghĩa, và ý nghĩa cần được truyền đi một cách chính xác.

Một ví dụ khác như sau: nếu bạn phàn nàn rằng thuật ngữ này không phù hợp với tiêu chuẩn công ty của bạn, đơn vị dịch thuật sẽ trả lời rằng: Đó là do bạn không cung cấp thuật ngữ của công ty, thuật ngữ tiêu chuẩn ngành đã được sử dụng.

Một trường hợp phức tạp hơn: đó là khi bạn yêu cầu một bản dịch chất lượng cao, nhưng lại không nói rõ tiêu chuẩn của mình. Nếu xảy ra khiếu nại, hãy yêu cầu đơn vị dịch thuật trích dẫn một tiêu chuẩn ngành chính thức – chứng minh rằng chất lượng dịch của họ đạt mức tốt.

Hãy ghi nhớ rằng: những trường hợp này không đề cập về việc đơn vị dịch thuật trốn tránh trách nhiệm hay loại bỏ những văn bản kém như chất lượng công việc. Vấn đề không nằm ở chất lượng của bản dịch, mà ở chỗ các yêu cầu của bạn quá mơ hồ. Bất cứ những tiêu chuẩn mơ hồ nào cũng có thể được diễn giải khác với cách bạn muốn, chứ không phải là do các đơn vị dịch thuật cố tình chơi xấu bạn: các dịch giả sẽ phải đoán mò ý của bạn để hoàn thành công việc, được hướng dẫn bởi các tiêu chuẩn được phê duyệt và kinh nghiệm của họ với các dự án tương tự cho các khách hàng khác.

Đây chính là lý do tại sao việc hình thành một cách rõ ràng mong đợi của bạn ngay từ đầu là rất quan trọng. Hãy dành thời gian để làm điều này; nếu không bạn sẽ mắc phải nguy cơ mất nhiều thời gian hơn để sửa chữa sau khi bản dịch được hoàn thành.

Giải thích rõ ràng cho công ty dịch thuật loại chất lượng mà bạn mong đợi. Nếu bạn có từ điển, văn bản hướng dẫn phong cách, mẫu dịch chính xác, hãy cung cấp cho họ; nếu không, hãy giải thích chi tiết những chuẩn mực mà công ty dịch thuật sẽ phải tuân thủ và hãy chắc chắn rằng họ đồng ý với chúng.

KHỞI ĐẦU NHỎ

Nếu bạn có một đơn đặt hàng lớn, đừng gửi cho bên kia toàn bộ bản dịch: hãy yêu cầu họ dịch một phần nhỏ và gửi lại cho bạn để kiểm tra. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một bản xem trước, đây chính là cơ hội để hình hình dung toàn bộ bản dịch sẽ trông như thế nào. Điều này sẽ giảm thiểu rủi ro cho cả bạn và cho cơ quan dịch thuật.

Nếu không hài lòng với văn bản bạn nhận được, hãy thông báo ngay cho người quản lý của đơn vị dịch thuật và thảo luận về cách triển khai tiếp theo. Họ có thể lựa chọn xem xét các yêu cầu của bạn hoặc bạn có thể thay đổi nhà cung cấp. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ tránh được rất nhiều vấn đề và tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giảm bớt căng thẳng cho bản thân.

Để đoán được các yêu cầu của khách hàng, các cơ quan dịch thuật thường tự “khởi xướng”” các thỏa thuận đó, ví dụ, họ có thể gửi lại một phần bản dịch trước thời hạn đã thỏa thuận để nhận phản hồi của bạn. Và điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là phớt lờ những bản dịch đầu tiên này, và để rồi tự mình phát hoảng khi văn bản đã được dịch hết. Nếu bạn có khiếu nại, họ chắc chắn sẽ đưa ra một câu hỏi hợp lý: tại sao bạn không đề cập bất cứ điều gì trong giai đoạn đầu của dự án? Việc không khiếu nại ở giai đoạn dịch thuật đầu được coi là thiếu khiếu nại hoàn toàn. 

TRẢ LỜI CÂU HỎI CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Ngay cả khi bạn nghĩ rằng mình đã đưa ra các yêu cầu rất rõ ràng và rằng chẳng thể nào xảy ra hiểu lầm gì hết, thì có lẽ đâu đó vẫn sẽ có những điều bạn quên đề cập. Một chuyên gia sẽ có khả năng tìm thấy những điều này. Và nếu nó là một đơn vị chất lượng, họ sẽ yêu cầu bạn làm rõ chúng.

Họ có thể hỏi nếu bạn về văn bản hướng dẫn phong cách, thuật ngữ cần phải tuân theo, thuật ngữ được phê duyệt. Đây không phải là một “chiêu” để làm cho công việc của họ dễ dàng hơn so với chi phí bạn đã bỏ ra. Đây là một nỗ lực để đảm bảo chất lượng và tuân thủ các yêu cầu của bạn. Các câu hỏi đôi khi có thể phát sinh về định dạng của các tập tin, lịch trình gửi bài, cách liên hệ. Nếu văn bản nguồn chứa lỗi, không đúng ngữ cảnh hoặc có thể được diễn giải theo nhiều cách khác nhau, họ có thể sẽ yêu cầu bạn làm rõ ý nghĩa của nó.

Nếu bạn không thể trả lời, bên kia sẽ buộc phải tự đưa ra quyết định trong những tình huống mà họ không có đủ thông tin, tức là, họ sẽ phải cố gắng tự mình đoán đúng bản dịch. Và nếu họ mắc lỗi và tạo ra một bản dịch tệ, và nhận được phản hồi từ bạn, họ sẽ nói rằng : Chúng tôi đã thắc mắc với bạn về điều này, nhưng bạn không trả lời, điều này có nghĩa là bạn đã chấp nhận rủi ro.

Bạn có thể bị phân tâm hoặc thậm chí khó chịu bởi những câu hỏi này. “Tại sao họ hỏi tôi điều này; họ có đủ năng lực không? Dù sao thì họ cũng là chuyên gia cơ mà.” Đây là một phản ứng rất phổ biến về phía khách hàng. Nhưng không chuyên gia nào có thể đọc được suy nghĩ của khách hàng hết.

ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BẢN DỊCH

Nếu có khiếu nại, bạn cần có thể nêu rõ trường hợp của mình. “Bản dịch của anh chị quá khủng khiếp!” Đây là một câu góp ý không mang tính xây dựng hay có thống kê chi tiết. Bạn cần cung cấp các ví dụ cụ thể về bản dịch không chính xác thế nào, ảnh hưởng tới bản dịch ra sao. 

Bất kỳ lỗi nào cũng cần phải được đối chiếu với các quy tắc như: chấm câu, từ điển ngành, hướng dẫn được cung cấp trước, v.v … Nếu việc sửa lỗi không được chứng minh, đơn vị dịch thuật sẽ có thể lập luận rằng đó không phải là lỗi mà là cách diễn đạt về phía biên tập viên và họ sẽ cung cấp trích dẫn tại nguồn được kiểm định. Ví dụ, bạn có thể nói rằng nên sử dụng từ “datas”, từ này nên sử dụng số nhiều, chứ không phải số ít và người dịch sẽ trả lời rằng cả hai biến thể đều được sử dụng phổ biến và bạn đã không chỉ định tùy chọn của mình.

Bạn cần có đủ kiến thức để đánh giá chất lượng bản dịch và nếu bản thân không có trình độ chuyên môn, điều duy nhất cần làm là thuê một công ty dịch thuật khác kiểm tra bản dịch dựa trên các tiêu chuẩn ngành và thỏa thuận của bạn với nhà cung cấp. Kết quả đánh giá chuyên nghiệp có thể cung cấp cho bạn những căn cứ đủ rõ ràng để thực hiện khiếu nại.

PHẦN KẾT LUẬN

Tất nhiên, vẫn sẽ có trường hợp các đơn vị dịch thuật có thể không trung thực mặc dù tất cả các biện pháp phòng ngừa đã được áp dụng như ở trên. Tuy nhiên, trong trường hợp đó, bạn có thể chắc chắn rằng, về phần mình, bạn đã làm mọi thứ có thể, và bạn sẽ có cơ sở để thảo luận ở một cấp độ hoàn toàn khác. Ngoài ra, bạn sẽ xác định được vấn đề sớm hơn nhiều, và mất mát trong trường hợp này sẽ ít “đau đớn” hơn.

Và lý tưởng nhất là những tình huống như vậy không nên phát sinh. Để ngăn chặn chúng, hãy liên hệ với một cơ quan uy tín đã có mặt trên thị trường trong một thời gian dài, hoặc tự mình triển khai bằng cách sử dụng CONVIWORK – phần mềm dịch thuật dựa trên AI mang lại kết quả vượt trội với chi phí vô cùng tiết kiệm.